Ce poate face tehnologia RPA pentru compania ta

Ce este RPA, cum poate fi de ajutor aceasta tehnologie intr-o companie si daca exista un risc real ca joburile sa fie preluate de roboti sunt doar cateva dintre subiectele despre care am discutat cu un expert in domeniu. Andrei Ghiorghiu este trainer certificat UiPath cu o experienta de peste cinci ani in dezvoltarea proiectelor RPA si peste 10 ani in management si analiza de afaceri.

Ce înseamnă mai exact RPA (Robotic Process Automation) și cum arată în practică o robotizare?

Este un termen care definește un robot de tip software. Mai exact, un program software care este menit să ajute companiile prin automatizarea unor task-uri repetitive, a unor procese sau bucăți de procese repetitive, cu scopul de a degreva resursa umană de aceste activități. Ele pot fi deseori plictisitoare și, totodată, atunci când intervine monotonia, pot să apară greșeli.

Automatizarea în Industria IT nu este nouă. Astăzi avem calculatoare tocmai pentru a degreva oamenii de lucruri pe care nu le pot face sau pe care roboții le pot face mai bine.  

Dar termenul de RPA este din ce în ce mai folosit în istoria recentă pentru că se referă la o automatizare de tip low code sau no code. Mai exact, roboții RPA pot fi implementați de către persoane care nu au neapărat un background tehnic, ci mai degrabă o înțelegere bună a proceselor din punct de vedere business.

De exemplu, eu am terminat ASE și sunt mai degrabă un om de proces de business care a migrat în zona tehnică.

Care e diferența dintre roboții fizici și tehnologia RPA?

Termenul de robot este folosit în RPA și a prins foarte bine pentru că a creat si un pic de neînțelegere când vine vorba de ce ar trebui să facă RPA. Nu există prea multe legături între robotul fizic și robotul software. Mai degrabă ar trebui comparat cu o secvență de pași care sunt programabili. În esență, nu prea are nimic în comun cu un robot pe care îl folosim în industrie sau cu un braț robotic la care probabil ne gândim atunci când vine vorba de roboți.

Există mitul conform căruia roboții ne vor lua joburile. Cum vezi tu situația?

Cred că e simplu să observăm în jurul nostru extrem de multe task-uri mici care au migrat din mâinile noastre către mașinării. Aici putem face o paralelă cu roboții fizici. Majoritatea dintre noi nu mai pierdem timpul cu spălatul rufelor pentru că avem o mașină de spălat rufe. Probabil că nici nu prea mai spălăm vase, pentru că avem o mașină care face asta pentru noi, la fel cum poate avem și un robot inteligent care aspiră prin casă.

Cu toate acestea nu înseamnă că am fost degrevați de ce înseamnă treburile casei, ci doar mici bucățele din jobul nostru de familie au fost înlocuite de roboți. Cred că paralela se respectă și în zona de business. Nu mă aștept ca în curând roboții să poată înlocui activitatea noastră de zi cu zi. Cu toate astea, în activitatea noastră zilnică sunt foarte multe componente care pot fi predate către o mașinărie.

În general, sunt aspecte care nu ne fac plăcere și care oricum nu adaugă prea multă valoare. Iar daca rolul pe care îl avem în activitatea zilnică este definit în totalitate de astfel de task-uri, atunci putem fi în pericol. Dar există un procent extrem de mic din populația activă care are acum niște sarcini ce pot fi automatizate complet.

Ce face un RPA Business Analyst și care este importanța lui într-o companie?

Acest rol poate avea funcționalități diferite. Discutăm despre o industrie care a prins aripi de curând. Vorbim de nu mai mult de cinci ani de când rolul a început să existe prin companii. Astfel, observăm că diverse companii aleg să ofere rolului acestuia o paletă de responsabilități diverse. Întâlnim analiști în companii care pur și simplu merg să urmărească procesele, să le documenteze și apoi să le trimită către o echipă de developeri.

În același timp, sunt companii care aleg să ofere mult mai multă responsabilitate rolului, considerându-l ca fiind cel care promovează RPA în cadrul companiei, ca apoi să convingă stakeholderii de utilitatea lui. Tot el ajută la descoperirea proceselor, le documentează și le trimite mai departe către echipa de development. Dar pe tot parcursul dezvoltării, se ocupă și de zona de testare sau de îmbunatățire a proceselor.

Deci răspunsul nu e neapărat unul standard. Vom găsi o paletă foarte mare în cadrul companiilor în ceea ce privește modul în care aleg să trateze acest rol. În esență, rolul de analist RPA ar trebui să fie cel al unei persoane care înțelege foarte bine tehnologia, poate să construiască un pod între business și tehnic și poate să documenteze un proces astfel încât să fie singurul punct de contact pentru business în cadrul unei digitalizării.

Ce aptitudini sunt necesare pentru a învăța RPA? Și cât durează?

În funcție de rolul despre care vorbim (Business Analyst sau Developer), e nevoie de un set diferit de skill-uri și de un timp diferit. Chiar dacă un analist înțelege rapid cum funcționează RPA, el are nevoie de o experiență vastă de business pentru a înțelege procesele din diverse departamente. De asemenea, un programator care are ceva experiență cu un limbaj de programare se poate adapta mult mai rapid decât o persoană non-tehnică.

Majoritatea providerilor au o academie care te pregătește pentru rolul ăsta. Academia de developeri te poate pregăti să devii developer într-o perioadă scurtă de timp. La Digital Stack avem un curs de RPA Developer care te aduce la nivelul de angajare și poți produce roboți. Acest curs vine în completarea celui pe care îl oferă providerul. Astfel, în 40 de ore am putea zice că devii RPA Developer dacă termini academia de la UIPath în aceeași măsură în care putem spune că după 24 de ore de școală auto devii șofer.

De la a putea construi un robot până la a putea să construiești un robot bun e doar o chestiune de individ, cât de ușor asimilează fiecare și ce background are.

În ceea ce privește soft skills, dacă vorbim de Business Analyst, e foarte important să fim capabili să analizăm, să înțelegem procesele de business și să putem previziona diversele capcane. Pe partea de development, avem nevoie de un set de skill-uri tehnice, precum cunoștinte de SQL sau de .NET. Alături de acestea, este setul de skill-uri soft pe care ar trebui să le aibă orice developer.

Despre ce e vorba în cursul de RPA Business Analyst de la Digital Stack?  

Țin cursul de RPA Business Analyst pe care l-am dezvoltat împreună cu Digital Stack care, pe lângă zona tradițională de business cu care ne-am obișnuit, vine și cu componenta puternică de înțelegere a tehnologiei RPA. Este un curs pe care îl recomand în primul rand celor care ocupă o poziție de Business Analyst, dar sunt foarte multe componente utile și celor cu poziții de Project Manager sau Solution Architect în zona de RPA.

Cursantul trece prin extrem de multe etape –  de la înțelegerea de bază a analizei de business, a modului în care trebuie să ne raportăm la procesele unei companii, că apoi să intrăm în detalii despre cum ar trebui generat un pipeline de idei și care sunt capcanele care trebuie depășite când vine vorba de automatizare. De asemenea, învățăm cum putem câștiga buy-în-ul stakeholderilor astfel încât efortul de digitalizare să fie unul de succes. Și finalizăm într-o zonă tehnică în care cursanții au ocazia să construiască împreună cu noi un robot pe care apoi să îl folosească. Și astfel, introducem un exemplu practic care le permite tuturor să ancoreze într-o realitate funcțională informațiile de pe care le asimilează în timpul cursului.

Ce beneficii aduce RPA pentru o companie?

Un beneficiu important este reducerea considerabilă a costurilor de operare. Acesta este și un mare avantaj competitiv, care obligă astfel competiția să se adapteze.

De asemenea, avem și alte avantaje:  

• Este de mare ajutor și pentru clienți să avem procese mai bune și mai rapide. E evident că un client își dorește rezolvarea problemei sale cât mai aproape de real time, iar roboții pot rezolva unele cerințe ale clienților pe timpul nopții.

• Reducem foarte mult rata de eroare. Un program software obișnuiește să nu facă greșeli și atunci diminuăm mult problemele cauzate de acestea (timp, costuri etc).

• Forța de muncă este mai fericită. Cu cât reușim să degrevăm colegii de astfel de task-uri, cu atât aceștia pot aloca timp unor sarcini care aduc valoare și, în același timp, sunt mai satisfăcătoare.

• Un alt avantaj este că RPA-ul este un prim pas în zona de digitalizare. El oferă companiilor oportunitatea să se alinieze la un start care permite modificări din ce în ce mai mari, cum ar fi algoritmii de inteligență artificială și machine learning, care sunt din ce în ce mai folosiți în business. Fără o resursă de tip RPA ar fi foarte dificil să implementezi tehnologii adiacente care aduc beneficii la rândul lor. Ne pregătesc astfel pentru viitor.

• De asemenea, putem să trecem peste perioadele de vârf în business mult mai ușor. De exemplu, departamentele financiare, la final de lună au o presiune foarte mare și un nivel de stres ridicat. Similar, auditul financiar necesită un volum mare de lucru la închiderile de an. Cu aceeași resursă umană augmentată de roboți putem să trecem peste astfel de perioade mult mai ușor.

Cum ne dăm seama că avem nevoie de RPA într-o companie?

Dacă avem un număr de peste 20-30 de angajați, cel mai probabil există o utilitate reală pentru automatizare. E o constatare statistică în urma colaborării cu multiple companii. Pentru o analiză concretă, ar trebui ca cineva din cadrul companiei să înțeleagă tehnologia. Ar trebui să ne educăm oamenii în companie încât să le dam oportunitatea să înțeleagă dacă și unde o astfel de tehnologie poate fi de ajutor. Cred că întrebarea e mai degrabă cât de mult putem salva dacă folosim această tehnologie și ce ROI putem avea.  

Pe Andrei Ghiorghiu îl puteți întâlni la cursul de RPA Business Analyst și îl puteți urmări pe LinkedIn sau pe canalul său de YouTube.

‍