Ce trebuie să știi despre adopția de RPA într-o companie
Am discutat recent cu Andrei Ghiorghiu, trainer certificat UiPath, despre ce poate face tehnologia RPA pentru o companie. Continuam discutiile despre RPA si intram in detalii despre costurile aferente in implementarea de RPA, etapele necesare pentru adoptia acestei tehnologii in cadrul unei companii, dar si despre cele mai intalnite greseli.
Ce costuri sunt implicate in tehnologia RPA?
Costurile implementarilor de RPA nu sunt mari si vin cu un mare avantaj – ofera o modalitate extrem de simpla de a calcula traditionalul ROI, care sta la baza oricariu business case in lumea corporate. Atunci cand putem masura un proces si stim care este timpul petrecut in cadrul lui, ajungem foarte usor la cifrele care ne arata costul generat de acel proces.
Cand vine vorba de costurile robotilor, aici vorbim despre cateva categorii. In primul rand, avem costul licentei, pentru ca acesti roboti functioneaza pe un sistem informatic licentiat. De asemenea, e nevoie de o persoana care sa implementeze procesul si de o echipa care sa faca efectiv dezvoltarea. De multe ori, acest cost e absorbit in companie de echipe interne care fac automatizare. Totodata, exista si un cost de mentenanta, pentru ca orice dezvoltare din domeniul IT atrage dupa sine si necesitatea de a mentine acel software pe termen lung.
Ar mai trebui mentionat si un cost de infrastructura pentru ca, asa cum pentru un nou coleg din echipa luam in calcul achizitionarea unui laptop, si pentru un robot va trebui sa avem o masina virtuala in care sa isi desfasoare activitatea.
Din experienta, observ ca un ROI realist se intampla undeva sub 6 luni, ceea ce e destul de fantastic pentru o dezvoltare IT. Si asta cred ca se intampla deoarece timpul de dezvoltare este mult mai scurt decat pentru un proces traditional. Dezvoltarea unui ERP ia mult mai mult decat a unui robot care transfera date dintr-un sistem in altul.
Ne poti da un exemplu concret de costuri implicate?
Este foarte important de inteles ca robotii sunt niste bucatele extrem de custom de software. Astfel ca, acelasi robot care face aceeasi activitate poate sa aiba un cost diferit pentru doua companii. Asta se intampla pentru ca procesul pe care il inlocuieste poate fi mai complex sau poate lua in calcul mai multe aplicatii.
Concret, daca departamentul de contabilitate al companiei A primeste facturi in format electronic de la parteneri si le introduce cu softul contabil fara a face prea multi pasi, vom avea un anumit cost. In acelasi timp, compania B, care primeste facturi in format fotografie sau in format fizic, trebuie sa le introduca intr-un program de contabilitate si intr-un alt soft de gestiune. Astfel, e evident ca vorbim de o complexitate mai mare si de un cu totul alt cost.
Asadar, am vazut roboti implementati care au costuri totale de pana in 5.000 de euro, dar si roboti care au fost dezvoltati pentru organizatii non-profit cu costuri sub 1.000 de euro. De asemenea, am vazut si roboti implementati pentru procese extrem de complicate care au inlocuit un numar foarte mare de ore din activitatea resursei umane si care au costat peste 10.000 de euro.
Care sunt etapele necesare pentru a face o adoptie de RPA intr-o companie de minimum 20-30 de angajati?
In primul rand, trebuie sa intelegem tehnologia. Managementul trebuie sa fie constient de ce poate face aceasta tehnologie.
Apoi, este necesara o strategie de digitalizare care trebuie sa fie sustinuta de cateva roluri. Vorbim despre un Project Manager sau un Business Analyst – o persoana care sa fie dedicata acestui efort si sa aiba intelegrerea de business necesara. De asemenea, e nevoie sa fie capabil sa stie unde si cum ar trebui folositi robotii. Din acest punct, fie incepi sa construiesti intern roluri si o echipa de dezvoltare, fie poti testa in cadrul strategiei cu un implementator extern.
In momentul in care ai cativa roboti si poti masura intern care sunt beneficiile pe care le aduce acesta tehnologie, devine putin mai complicat, deoarece e nevoie de o strategie pe termen lung.
Ce tipuri de companii sau departamente au nevoie de RPA?
Cel mai usor pentru o companie este sa faca un assessment si sa vada unde are cea mai multa resursa umana care sta in fata unui calculator. Departamentul financiar-contabil este cel mai potent din punct de vedere al eficientei atunci cand vine vorba de automatizare. Dar pentru o companie de leasing uman, cu siguranta zona de HR e mult mai generoasa.
Pentru majoritatea companiilor din operatiuni sunt foarte multe procese interesante, iar pentru o companie de outbound sales, evident ca zona de vanzari e cea care va prima.
RPA-ul, in general, e agnostic de industrie. Mai degraba, odata ce intelegem ca el automatizeaza orice fel de proces, cat timp acesta e repetitiv si poate fi desenat pe o harta de proces, atunci ne dam seama ca nu industriile sau departamentele sunt cele care dicteaza potentialul, ci mai degraba numarul de resurse care fac acelasi proces zilnic. Si pentru fiecare companie probabil ca lucrul asta se va intampla intr-un alt departament.
Care sunt cele mai intalnite provocari ale companiilor care implementeaza RPA?
Cea mai mare problema pe care o observ acum in piata in ceea ce priveste implementarea de RPA vine dintr-o insuficienta pregatire a strategiei de implementare. Majoritatea companiilor se duc direct in practica si pun oamenii sa faca traininguri de RPA, asteptandu-se ca ei sa livreze niste automatizari care sa fie benefice companiei.
In cele mai multe situatii, in prima faza, acest lucru se intampla cu succes, deoarece asa functioneaza RPA. Dupa acest pas, incep sa apara capcanele traditionale, pe care un partener de consultanta le poate evita.
Cand incepi sa construiesti roboti devii entuziasmat. Construiesti 10 – 20 de roboti care inlocuiesc diverse task-uri prin companie. Oamenii care i-au construit, daca nu au fost bine pregatiti, au construit niste roboti care sunt foarte puternici din punct de vedere functional, dar, din pacate, au niste lacune in modul in care codul a fost scris.
Astfel, e nevoie de o mentenanta mai mare. Te poti trezi peste 20 de procese ca timpul pe care echipa de dezvoltare l-ar putea folosi pentru a dezvolta noi solutii este grevat de mult prea multe atributii de mententata. Atunci, costurile cu RPA, desi ar putea fi usor evitate, se duc in zona de mentenanta. Si e un efort care devine tot mai greoi si incarca infrastructura IT. Este doar unul dintre exemplele de greseli in strategie pe care le poate face o companie.
Cum vezi tu viitorul in ceea ce priveste RPA?
Cifrele arata ca de la an la an piata de RPA creste considerabil si nu ma astept ca acest lucru sa inceteze in perioada urmatoare. Asta pentru ca observam ca ecosistemul de software devine tot mai complex. Fiecare companie are tot mai multe tool-uri care rezolva specific o probelma.
Daca pana acum cativa ani eram obisnuiti sa vedem un soft de genul Salesforce care sa rezolve o mare parte din necesitatile pe care le are o companie in zona de gestionare a datelor, acum vedem ca pe langa acesta mai avem 20 de plugin-uri pe care le folosim.
La fel si pentru zona de HR. Daca inainte era doar un soft de HR, acum avem unul pentru talent acquisition, unul pentru administrare etc. Cu cat specializarea solutiilor avanseaza, cu atat si aceasta necesitate creste. RPA-ul exact asta e, un middleware care faciliteaza acest transfer de informatii dintr-un sistem in altul usor.
Andrei Ghiorghiu este trainer certificat UiPath cu o experienta de peste cinci ani in dezvoltarea proiectelor RPA si peste 10 ani in management si analiza de afaceri.Pe Andrei il puteti intalni la cursul de RPA Business analyst si il puteti urmari pe Linkedin sau pe canalul sau de Youtube.
