Ce trebuie să știi despre adopția de RPA într-o companie
Am discutat recent cu Andrei Ghiorghiu, trainer certificat UiPath, despre ce poate face tehnologia RPA pentru o companie. Continuăm discuțiile despre RPA și intrăm în detalii despre costurile aferente în implementarea de RPA, etapele necesare pentru adopția acestei tehnologii în cadrul unei companii, dar și despre cele mai întâlnite greșeli.
Ce costuri sunt implicate în tehnologia RPA?
Costurile implementărilor de RPA nu sunt mari și vin cu un mare avantaj – oferă o modalitate extrem de simplă de a calcula tradiționalul ROI, care stă la baza oricărui business case în lumea corporate. Atunci când putem măsura un proces și știm care este timpul petrecut în cadrul lui, ajungem foarte ușorl a cifrele care ne arată costul generat de acel proces. Când vine vorba de costurile roboților, aici vorbim despre câteva categorii. În primul rând, avem costul licenței, pentru că acești roboți funcționează pe un sistem informatic licențiat.
De asemenea, e nevoie de o persoană care să implementeze procesul și de o echipă care să facă efectiv dezvoltarea. De multe ori, acest cost e absorbit în companie de echipe interne care fac automatizare. Totodată, există și un cost de mentenanță, pentru că orice dezvoltare din domeniul IT atrage după sine și necesitatea de a menține acel software pe termen lung.
Ar mai trebui menționat și un cost de infrastructură pentru că, așa cum pentru un nou coleg din echipă luăm în calcul achiziționarea unui laptop, și pentru un robot va trebui să avem o mașină virtuală în care să își desfășoare activitatea. Din experiență, observ că un ROI realist se întâmplă undeva sub 6 luni, ceea ce e destul de fantastic pentru o dezvoltare IT. Și asta cred că se întâmplă deoarece timpul de dezvoltare este mult mai scurt decât pentru un proces tradițional. Dezvoltarea unui ERP ia mult mai mult decât a unui robot care transferă date dintr-un sistem în altul.
Ne poți da un exemplu concret de costuri implicate?
Este foarte important de înțeles că roboții sunt niște bucățele extrem de custom de software. Astfel că, același robot care face aceeași activitate poate să aibă un cost diferit pentru două companii. Asta se întâmplă pentru că procesul pe care îl înlocuiește poate fi mai complex sau poate lua în calcul mai multe aplicații.
Concret, dacă departamentul de contabilitate al companiei A primește facturi în format electronic de la parteneri și le introduce cu softul contabil fară a face prea mulți pasi, vom avea un anumit cost. În același timp, compania B, care primește facturi în format fotografie sau în format fizic, trebuie să le introducă într-un program de contabilitate și într-un alt soft de gestiune. Astfel, e evident că vorbim de o complexitate mai mare și de un cu totul alt cost.
Așadar, am văzut roboți implementați care au costuri totale de până în 5.000 de euro, dar și roboți care au fost dezvoltați pentru organizații non-profit cu costuri sub 1.000 de euro. De asemenea, am văzut și roboti implementați pentru procese extrem de complicate care au înlocuit un număr foarte mare de ore din activitatea resursei umane și care au costat peste 10.000 de euro.
Care sunt etapele necesare pentru a face o adopție de RPA într-o companie de minimum 20-30 de angajați?
În primul rand, trebuie să înțelegem tehnologia. Managementul trebuie să fie conștient de ce poate face această tehnologie.
Apoi, este necesară o strategie de digitalizare care trebuie să fie susținută de câteva roluri. Vorbim despre un Project Manager sau un Business Analyst – o persoană care să fie dedicată acestui efort și să aibă înțelegrerea de business necesară. De asemenea, e nevoie să fie capabil să știe unde și cum ar trebui folosiți roboții. Din acest punct, fie începi să construiești intern roluri și o echipă de dezvoltare, fie poți testa în cadrul strategiei cu un implementator extern.
În momentul în care ai câțiva roboți și poți măsura intern care sunt beneficiile pe care le aduce această tehnologie, devine puțin mai complicat, deoarece e nevoie de o strategie pe termen lung.
Ce tipuri de companii sau departamente au nevoie de RPA?
Cel mai ușor pentru o companie este să facă un assessment și să vadă unde are cea mai multă resursă umană care stă în fața unui calculator. Departamentul financiar-contabil este cel mai potent din punct de vedere al eficienței atunci când vine vorba de automatizare. Dar pentru o companie de leasing uman, cu siguranță zona de HR e mult mai generoasă.
Pentru majoritatea companiilor din operațiuni sunt foarte multe procese interesante, iar pentru o companie de outbound sales, evident că zona de vânzări e cea care va prima.
RPA-ul, în general, e agnostic de industrie. Mai degrabă, odată ce înțelegem că el automatizează orice fel de proces, cât timp acesta e repetitiv și poate fi desenat pe o hartă de proces, atunci ne dăm seama că nu industriile sau departamentele sunt cele care dictează potențialul, ci mai degrabă numărul de resurse care fac același proces zilnic. Și pentru fiecare companie probabil că lucrul ăsta se va întâmpla într-un alt departament.
Care sunt cele mai întâlnite provocări ale companiilor care implementează RPA?
Cea mai mare problemă pe care o observ acum în piață în ceea ce privește implementarea de RPA vine dintr-o insuficientă pregătire a strategiei de implementare. Majoritatea companiilor se duc direct în practică și pun oamenii să facă traininguri de RPA, așteptându-se ca ei să livreze niște automatizări care să fie benefice companiei.
În cele mai multe situații, în primă fază, acest lucru se întâmplă cu succes, deoarece așa funcționează RPA. După acest pas, încep să apară capcanele tradiționale, pe care un partener de consultanță le poate evita.
Când începi să construiești roboți devii entuziasmat. Construiești 10 – 20 de roboți care înlocuiesc diverse task-uri prin companie. Oamenii care i-au construit, dacă nu au fost bine pregătiți, au construit niște roboți care sunt foarte puternici din punct de vedere funcțional, dar, din păcate, au niste lacune în modul în care codul a fost scris.
Astfel, e nevoie de o mentenanță mai mare. Te poți trezi peste 20 de procese că timpul pe care echipa de dezvoltare l-ar putea folosi pentru a dezvolta noi soluții este grevat de mult prea multe atribuții de mentenanță. Atunci, costurile cu RPA, deși ar putea fi ușor evitate, se duc în zona de mentenanță. Și e un efort care devine tot mai greoi și încarcă infrastructura IT. Este doar unul dintre exemplele de greșeli în strategie pe care le poate face o companie.
Cum vezi tu viitorul în ceea ce privește RPA?
Cifrele arată că de la an la an piața de RPA crește considerabil și nu mă aștept ca acest lucru să înceteze în perioada următoare. Asta pentru că observăm că ecosistemul de software devine tot mai complex. Fiecare companie are tot mai multe tool-uri care rezolvă specific o problemă.
Daca până acum câțiva ani eram obișnuiți să vedem un soft de genul Salesforce care să rezolve o mare parte din necesitățile pe care le are o companie în zona de gestionare a datelor, acum vedem că pe lângă acesta mai avem 20 de plugin-uri pe care le folosim.
La fel și pentru zona de HR. Daca înainte era doar un soft de HR, acum avem unul pentru talent acquisition, unul pentru administrare etc. Cu cât specializarea soluțiilor avansează, cu atât și această necesitate crește. RPA-ul exact asta e, un middleware care facilitează acest transfer de informații dintr-un sistem în altul ușor.
Andrei Ghiorghiu este trainer certificat UiPath cu o experiență de peste cinci ani în dezvoltarea proiectelor RPA și peste 10 ani în management și analiza de afaceri. Pe Andrei îl puteți întâlni la cursul de RPA Business analyst și îl puteți urmări pe Linkedin sau pe canalul sau de Youtube.
